Überall werden verschiedene Dokumente regelmässig von Neuem erstellt: Berichte, Prognosen, Statistiken, Protokolle, Präsentationen und so weiter. In der Regel werden dafür jeweils identische Logos und Layouts verwendet. Damit man die Dokumente nicht immer neugestalten muss, kann man bei den Microsoft 365-Programmen Word, Excel und PowerPoint entsprechende wiederverwendbare Vorlagen speichern. Diese können dann jederzeit genutzt und bearbeitet werden.

Eine Vorlage erstellen

Der Support von Microsoft liefert eine klare Anweisung, wie man mit Word, Excel und PowerPoint Vorlagen erstellen, nutzen und bearbeiten kann. Da diese drei Programme mit der gleichen Bedienungslogik aufgebaut sind, gelten die Anweisungen für alle drei Programme, natürlich unter Beachtung der programmspezifischen Eigenheiten. Demnach funktioniert das Speichern eines Dokuments, das man künftig als Vorlage verwenden will, wie folgt:

1. Klicken auf «Datei» und dann auf «Speichern unter»
2. Doppelklicken auf «Computer» oder auf «Dieser PC»
   
3. Im Feld «Hier Dateinamen eingeben» für die Vorlage einen Dateinamen eingeben
4. In der Liste der möglichen «Dateitypen» auf das entsprechende Vorlagenelement klicken. Bei Word kann das beispielsweise «Word-Vorlage (*.dotx) sein. Wenn das Dokument Makros enthält, ist auf «Word-Vorlage mit Makros (*.dotm) zu klicken
   
5. Auf «Speichern» klicken (über «Datei», «Optionen», «Speichern» kann man den «Standardspeicherort für persönliche Vorlagen» ändern)

Eine Vorlage nutzen zur Erstellung eines Dokuments, das auf der Vorlage beruht

1. Klicken auf «Datei» und dann auf «Neu»
2. Klicken auf «Persönlich» oder «Benutzerdefiniert»
3. Klicken auf die Vorlage, diese am gewünschten Ort des auf der Vorlage beruhenden neuen Dokuments speichern und die Vorlage bearbeiten.

Eine Vorlage bearbeiten

1. Klicken auf «Datei» und dann auf «Öffnen»
2. Doppelklicken auf «Computer» oder auf «Dieser PC»
3. Unter «Eigene Dokumente» zum Ordner «Benutzerdefinierte Office-Vorlagen» navigieren
4. Den Ordner und die gewünschte Vorlage im Ordner öffnen
5. An der Vorlage die gewünschten Änderungen vornehmen
6. Die geänderte Vorlage speichern und schliessen